Die ABC-Analyse
1. Begriff der ABC-Analyse
2. Anwendungsbereich der ABC-Analyse
3. Vorgehensweise bei der ABC-Analyse am Beispiel der Materialbeschaffung
4. Aus der Analyse zu ziehende Konsequenzen
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1. Begriff der ABC-Analyse
Der Kostendruck auf die Unternehmen im Bäckerhandwerk nimmt ständig zu. Da sich im Augenblick diese Entwicklung voraussichtlich nicht entspannen, sondern sich vielmehr weiter verschärfen wird, müssen sich insbesondere kleine und mittlere Betriebe mit dieser Entwicklung auf der Kostenseite auseinandersetzen. Der Bäckermeister ist somit als Unternehmer gefordert, Maßnahmen einzuleiten, die die Kostentransparenz seines Unternehmens erhöhen, um auch in Zukunft trotz des weiter anhaltenden Verdrängungswettbewerbs am Markt bestehen zu können. Ein Instrument im Rahmen dieses Kostenmanagements ist die sogenannte ABC-Analyse, durch die eine Konzentration auf die wesentlichen Vorgänge in einem Unternehmen erreicht werden soll.
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2. Anwendungsbereich der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist ein Verfahren, das in der Materialwirtschaft schon seit langem erfolgreich eingesetzt wird. Sie dient dazu herauszufinden, welche Artikel bzw. welche Lieferanten eine hohe Bedeutung für das Unternehmen haben und welche weniger wichtig sind. Der Einkauf kann mit ihrer Hilfe herausfinden, wo die Schwerpunkte der Arbeit liegen müssen. So lohnt es sich z. B. bei Artikeln mit hohem Einkaufswert, viel Zeit in die Ermittlung der günstigsten Bezugsquelle zu investieren. Die ABC-Analyse kann aber auch im Rahmen einer Kostenanalyse eingesetzt werden um herauszufinden, welche Erzeugnisse besonders kostenintensiv sind. Ebenfalls kann diese Analyse im Vertriebsbereich wertvolle Informationen zur Überprüfung der Umsatz-, Sortiments- und Kundenstruktur beitragen.
Die ABC-Analyse geht davon aus, daß die Wichtigkeit eines Artikels bzw. Kunden um so höher ist, je größer sein bzw. dessen Umsatz ist. Typischerweise macht dabei bereits ein relativ kleiner Teil der Artikel bzw. Kunden (z.B. 20 %) einen relativ großen Teil des gesamten Beschaffungswertes bzw. des Gesamtumsatzes (z.B. 80 %) aus. Diesen Zusammenhang bezeichnet man auch als sogenannte 80:20-Regel, die auf eine Vielzahl unterschiedlicher Vorgänge zutreffend ist.
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3. Vorgehensweise bei der ABC-Analyse am Beispiel der Materialbeschaffung
Im Beschaffungsbereich soll durch die ABC-Analyse die wertmäßige Bedarfsstruktur an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen ermittelt werden, um dadurch den Beschaffungsvorgang zu optimieren.
Bezogen auf die Materialwirtschaft hat sich folgende Gruppeneinteilung der Artikel als sinnvoll herausgestellt.
A-Artikel: Einkaufsartikel, die prozentual zur Menge den höchsten Beschaffungswert aufweisen, werden als A-Artikel bezeichnet. Die Anzahl dieser einkaufsstärksten Artikel sind ca. 5 % - 10 % aller Artikel und machen dabei zusammen etwa 70 % - 80 % des Gesamtbeschaffungswertes aus. Die Bedeutung der A-Artikel im Unternehmen ist am größten.
B-Artikel: Die Anzahl der B-Artikel beträgt im Durchschnitt ca. 30 % - 40 % aller Artikel bei einem Beschaffungswert von 10 % - 20 %. Diese Artikel sind demzufolge für das Unternehmen weniger wichtig.
C-Artikel: Die C-Einkaufsartikel, die von der Anzahl in der Regel 50 % - 80 %, ausmachen, betreffen den verbleibenden Rest. Der Gesamtbeschaffungswert beläuft sich meist nur noch auf etwa 5 % - 10 % des Gesamtbeschaffungswertes und ist somit für das Unternehmen unbedeutend.
Vorgehensweise:
Für jeden betrachteten Artikel wird in einem ersten Schritt der Beschaffungswert durch Multiplikation der Jahresverbrauchsmengen mit den zugehörigen Preisen ermittelt. Dadurch erhält man den jeweiligen Beschaffungs- bzw. Verbrauchswert pro Artikel.
Beispiel:
Ein Unternehmen beschafft pro Jahr zehn Artikel zu unterschiedlichen Mengen und Preisen. Als Gesamtbeschaffungswert pro Jahr ergeben sich daraus EUR 400.000.
Artikel |
Beschaffungsmenge |
Einkaufspreis |
Beschaffungswert |
|
(Stück/Jahr) |
(EUR/Stück) |
(EUR/Jahr) |
Rang |
|
1 |
200 |
10 |
2.000 |
1 |
2 |
900 |
20 |
18.000 |
2 |
3 |
100 |
280 |
28.000 |
3 |
4 |
500 |
20 |
10.000 |
4 |
5 |
1.000 |
4 |
4.000 |
5 |
6 |
2.000 |
100 |
200.000 |
6 |
7 |
600 |
10 |
6.000 |
7 |
8 |
800 |
40 |
32.000 |
8 |
9 |
400 |
50 |
20.000 |
9 |
10 |
5.000 |
16 |
80.000 |
10 |
400.000 |
||||
(Vgl. Reichmann: Controlling mit Kennzahlen und Managementberichten, München 3. Aufl. 1993)
In einem zweiten Schritt wird eine Rangordnung der Artikel ermittelt, durch die die Artikel nach fallenden Beschaffungswerten sortiert werden, das heißt daß der Artikel mit dem höchsten Beschaffungswert an erster Stelle und der Artikel mit dem niedrigsten an letzter steht. Die übrigen Artikel folgen in wertmäßig fallender Reihenfolge. Dadurch kann die Bedeutung eines jeden Artikels sichtbar gemacht werden.
Rang |
Artikel |
Beschaffungsmenge |
Einkaufspreis |
Beschaffungswert |
1 |
6 |
2.000 |
100 |
200.000 |
2 |
10 |
5.000 |
16 |
80.000 |
3 |
8 |
800 |
40 |
32.000 |
4 |
3 |
100 |
280 |
28.000 |
5 |
9 |
400 |
50 |
20.000 |
6 |
2 |
900 |
20 |
18.000 |
7 |
4 |
500 |
20 |
10.000 |
8 |
7 |
600 |
10 |
6.000 |
9 |
5 |
1.000 |
4 |
4.000 |
10 |
1 |
200 |
10 |
2.000 |
400.000 |
In einer Tabelle werden dann in einer weiteren Spalte die kumulierten Beschaffungswerte der Artikel ermittelt, so daß am Ende (hinter dem letzten Artikel) der Gesamtbeschaffungswert aller betrachteten Artikel erscheint (3. Schritt).
Rang |
Beschaffungs- |
Einkaufs- |
Beschaffungs- |
Kumulierter
Beschaffungs- |
|
1 |
6 |
2.000 |
100 |
200.000 |
200.000 |
2 |
10 |
5.000 |
16 |
80.000 |
280.000 |
3 |
8 |
800 |
40 |
32.000 |
312.000 |
4 |
3 |
100 |
280 |
28.000 |
340.000 |
5 |
9 |
400 |
50 |
20.000 |
360.000 |
6 |
2 |
900 |
20 |
18.000 |
378.000 |
7 |
4 |
500 |
20 |
10.000 |
388.000 |
8 |
7 |
600 |
10 |
6.000 |
394.000 |
9 |
5 |
1.000 |
4 |
4.000 |
398.000 |
10 |
1 |
200 |
10 |
2.000 |
400.000 |
Für die endgültige ABC-Einteilung müssen noch zwei Rechenschritte vorgenommen werden:
1. Ermittlung des prozentualen Anteils der Artikel bis zum betrachteten Rang an der Gesamtzahl der Artikel. Bis zum Rang 4 sind im obigen Beispiel demnach 40 % der Artikel bereits erreicht.
2. Ermittlung des prozentualen Anteils der kumulierten Beschaffungswerte des betrachteten Rangs am Gesamtbeschaffungswert der Artikel. Alle Artikel bis einschließlich Rang 6 decken in der obigen Tabelle bereits 94,5 % des Gesambeschaffungswertes ab.
Rang |
Artikel |
Beschaf- |
Einkaufs- |
Beschaf- |
Kumulierter
Beschaf- |
% der Artikel |
Kum. Artikel- |
Artikel Gruppe |
1 |
6 |
2.000 |
100 |
200.000 |
200.000 |
10,0% |
50,0% |
A |
2 |
10 |
5.000 |
16 |
80.000 |
280.000 |
20,0% |
70,0% |
B |
3 |
8 |
800 |
40 |
32.000 |
312.000 |
30,0% |
78,0% |
B |
4 |
3 |
100 |
280 |
28.000 |
340.000 |
40,0% |
85,0% |
B |
5 |
9 |
400 |
50 |
20.000 |
360.000 |
50,0% |
90,0% |
B |
6 |
2 |
900 |
20 |
18.000 |
378.000 |
60,0% |
94,5% |
C |
7 |
4 |
500 |
20 |
10.000 |
388.000 |
70,0% |
97,0% |
C |
8 |
7 |
600 |
10 |
6.000 |
394.000 |
80,0% |
98,5% |
C |
9 |
5 |
1.000 |
4 |
4.000 |
398.000 |
90,0% |
99,5% |
C |
10 |
1 |
200 |
10 |
2.000 |
400.000 |
100,0% |
100,0% |
C |
Im dargestellten Beispiel ergibt sich damit folgende Klasseneinteilung:
A-Artikel = Rang 1 (Artikel-Nr. 6) mit 10 % der Artikel bei 50 % des Gesamtbeschaffungswertes
B-Artikel = Rang 2 bis 5 (Artikel-Nr. 10, 8, 3 und 9) mit 40 % der Artikel bei 40 % des Gesamtbeschaffungswertes
C-Artikel = Rang 6 bis 10 (Artikel-Nr. 2, 4, 7, 5 und 1) mit 50 % der Artikel bei 10 % des Gesamtbeschaffungswertes
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4. Aus der Analyse zu ziehende Konsequenzen
Im Rahmen der Materialwirtschaft erfordern die durch die ABC-Analyse ermittelten A-Artikel im Anschluß eine bevorzugte Behandlung, d. h. bei den Artikeln müssen aufwendige Maßnahmen eingeleitet werden. Diese äußern sich vor allem durch intensive Marktbeobachtung, Wahl besonders leistungsfähiger Lieferanten, Abschluß von Rahmenverträgen, Minimierung der Lagerbestände oder sorgfältige Bedarfsprognosen. Im oben genannten Beispiel würde dies bedeuten, den A-Artikel 6 tunlichst just-in-time zu beschaffen, um möglichst geringe Lagerbestände zu erhalten; die Artikel der Gruppe B (10, 8, 3 und 9) entsprechend dem vorliegenden Produktionsprogramm so zu disponieren, daß hier möglichst optimale Lagerbestände erreichen werden und die C-Artikel in größeren Mengen zu niedrigen Einstandspreisen zu beschaffen.
Bezogen auf die Sortiments-, Umsatz- bzw. Kundenstruktur können diese Konsequenzen im Vertriebsbereich in entsprechender Form auf A-Kunden oder A-Verkaufsprodukte übertragen werden. Demzufolge ist hier eine genaue Beobachtung und Pflege notwendig, um auch in Zukunft diese Umsatzanteile erzielen zu können. Neben einer genauen Preiskalkulation müssen u. U. Maßnahmen zur Kundenpflege ergriffen werden, um diese wichtigen Erfolgsträger zu sichern.
Die ABC-Analyse ist somit ein erster Einstieg, sich intensiv mit der Struktur des Unternehmens auseinanderzusetzen, um dadurch eine höhere Transparenz im Unternehmen zu erzielen. Durch die ABC-Analyse wird der Blick auf die wesentlichen Vorgänge gerichtet und sie macht dem Unternehmer deutlich, daß es kaum lohnt auch die letzten Prozente eines Problems in Perfektion "in den Griff zu bekommen". Insoweit leistet dieses Instrument einen wichtigen Beitrag zur effizienten Führung des Unternehmens Denn nur wer sein Unternehmen genau kennt, kann auch die richtigen unternehmerischen Entscheidungen treffen.
Wenn Sie mehr über die Vorgehensweise und die Vorteile der ABC-Anaylyse erfahren wollen oder weitere Infos zu diesem Thema benötigen, stehen wir Ihnen gern mit "Rat und Tat" zur Seite.
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